시설관리 외주업체 관리방법과 주의사항을 알아보기 위해 오늘은 전기, 소방, 승강기, 냉동기 외주점검시 확인해야 할 사항에 대해서 살펴보도록 하겠습니다.
외주업체 관리에서 시설관리자의 핵심 역할과 기본 관리 방법
시설관리 외주업체 관리는 단순히 점검 일정을 맞추는 업무가 아닙니다. 실제 현장에서는 시설관리자가 외주업체의 작업 품질, 작업 범위, 안전관리, 결과 보고까지 전 과정을 관리하게 됩니다. 따라서 시설관리 업무에서 외주 관리의 출발점은 ‘설비 구조 이해’입니다. 설비 구조를 이해하지 못하면 업체가 수행하는 점검 내용이 적정한지 판단하기 어렵습니다. 전기 설비 외주 점검의 경우에는 수변전 설비, 분전반, 차단기, 접지 설비, 누전 보호 장치 등이 점검 대상에 포함됩니다. 시설관리자는 외주업체가 단순 육안 점검만 수행하고 종료하는지, 실제 계측과 부하 확인, 절연 상태 확인까지 수행하는지 확인해야 합니다. 점검 결과서에 수치와 측정 항목이 포함되어 있는지 여부가 매우 중요합니다. 소방 설비 외주 점검에서는 소화기, 자동화재탐지설비, 수신기, 스프링클러, 비상방송설비, 유도등 점검이 포함됩니다. 이때 시설관리자는 법정 점검 범위와 실제 점검 범위가 일치하는지를 확인해야 합니다. 특히 점검표에 ‘이상 없음’으로만 기재되는 경우가 많은데, 감지기 작동 시험, 경보 송출 시험, 펌프 기동 시험 여부를 반드시 확인해야 합니다.
승강기 외주 점검은 월간 점검과 정기 점검이 분리되어 운영되는 경우가 많습니다. 시설관리자는 점검 일정이 누락되지 않도록 관리해야 하며, 고장 이력과 반복 고장 항목을 지속적으로 관리해야 합니다. 동일 부위에서 반복적으로 고장이 발생한다면 단순 조치가 아니라 근본 원인 분석이 이루어졌는지 확인해야 합니다. 냉동기와 냉난방 설비 외주 점검은 계절 전환기 관리가 핵심입니다. 냉동기, 냉각탑, 공조기, 펌프, 밸브, 제어 계통을 포함한 종합 점검이 이루어지는지 확인해야 하며, 단순 청소 위주의 점검으로 끝나지 않도록 관리자의 확인이 필요합니다. 외주업체 관리에서 시설관리자의 기본 역할은 작업 전 협의, 작업 중 안전 확인, 작업 후 결과 검토입니다. 작업 전에는 작업 범위와 중단 시간, 영향 구역을 명확히 해야 하며, 작업 중에는 감전, 추락, 협착 사고 위험 요소를 확인해야 합니다. 작업 후에는 결과 보고서를 통해 실제 수행 내용과 점검 항목이 계약 내용과 일치하는지를 반드시 확인해야 합니다. 시설관리 외주 관리의 핵심은 업체를 통제하는 것이 아니라, 설비 안정성을 기준으로 협업 구조를 만드는 것입니다. 이를 위해서는 설비별 점검 이력 관리와 반복 장애 관리가 필수입니다.
외주 계약 시 반드시 확인해야 할 핵심 조건과 계약 구조
시설관리 외주업체 계약에서 가장 많이 발생하는 문제는 계약서에 업무 범위가 명확히 기재되어 있지 않다는 점입니다. 계약서에 ‘점검 및 유지관리 일체’와 같이 포괄적으로 작성되어 있을 경우, 실제 현장에서는 점검만 수행하고 조치는 별도 비용으로 청구되는 사례가 많습니다. 전기 외주 계약에서는 정기 점검 횟수, 계측 장비 사용 여부, 열화상 점검 포함 여부, 점검 결과서 제출 형식이 반드시 명시되어야 합니다. 특히 변압기, 차단기, 분전반, 접지 설비 등 주요 설비가 계약 범위에 포함되는지 확인해야 합니다. 소방 외주 계약에서는 법정 점검과 유지관리 업무가 구분되어 있는지 확인해야 합니다. 법정 점검만 포함된 계약인지, 일상 유지관리와 소규모 조치까지 포함된 계약인지에 따라 시설관리자의 부담이 크게 달라집니다. 점검 결과에 따른 불량 조치 범위가 포함되어 있는지도 중요한 요소입니다. 승강기 외주 계약에서는 고장 대응 시간과 출동 기준이 핵심 조건입니다. 야간이나 휴일 고장 발생 시 대응 시간, 추가 비용 발생 기준, 주요 부품 교체 비용 포함 여부를 반드시 확인해야 합니다. 특히 반복 고장 발생 시 무상 조치 범위가 명확하게 규정되어 있는지 확인해야 합니다. 냉동기와 공조 설비 외주 계약에서는 계절 전환 점검과 시운전 범위가 중요합니다. 냉난방 전환 시 냉동기, 보일러, 펌프, 밸브, 자동제어 점검이 모두 포함되는지 확인해야 하며, 냉매 보충, 약품 처리, 냉각탑 청소 등의 포함 여부도 계약서에 명시되어야 합니다.
외주 계약 시 시설관리자가 반드시 확인해야 할 또 하나의 요소는 책임 범위입니다. 점검 누락이나 관리 부실로 사고가 발생했을 경우, 업체의 책임 범위와 보험 가입 여부가 계약서에 명시되어 있어야 합니다. 작업 중 사고 발생 시 안전관리 책임 주체 역시 명확해야 합니다. 계약 구조가 명확하지 않으면 시설관리자는 현장에서 지속적으로 분쟁을 겪게 됩니다. 따라서 계약 단계부터 관리자가 실무 관점에서 계약 내용을 검토하는 것이 매우 중요합니다.
외주 점검에서 자주 발생하는 문제 사례와 예방 관리 방법
시설관리 현장에서 가장 많이 발생하는 외주 관리 문제는 점검 형식화입니다. 정해진 일정에 방문하여 육안 점검만 수행하고 점검표에 일괄적으로 이상 없음으로 기재하는 사례가 매우 많습니다. 이 경우 실제 설비 상태와 점검 기록 사이에 큰 차이가 발생하게 됩니다. 전기 설비 외주 점검에서는 차단기 접점 열화, 단자 풀림, 과열 현상이 누락되는 경우가 많습니다. 특히 열화상 점검이 포함되어 있음에도 실제로는 장비를 사용하지 않고 점검이 이루어지는 사례가 발생합니다. 시설관리자는 점검 시 실제 장비 사용 여부를 현장에서 확인하는 것이 중요합니다. 소방 설비 외주 점검에서는 감지기 작동 시험을 일부 구역만 수행하고 전체 점검으로 보고하는 사례가 발생할 수 있습니다. 또한 비상방송설비 송출 시험이나 유도등 점등 확인이 생략되는 경우도 있습니다. 시설관리자는 주요 구역에 대해 표본 확인을 통해 실제 시험이 이루어졌는지를 직접 확인하는 것이 효과적입니다. 승강기 외주 점검에서는 고장 조치 후 원인 분석 없이 리셋이나 간단 조치로 마무리되는 경우가 반복됩니다. 이로 인해 동일 고장이 반복되며 이용자 불만이 지속됩니다. 시설관리자는 고장 발생 이력을 관리하고, 반복 고장 항목에 대해서는 개선 계획이나 부품 교체 계획을 요청해야 합니다.
냉동기 외주 점검에서는 냉매 압력, 전류값, 진동, 온도 데이터 기록이 생략되는 경우가 많습니다. 점검 결과서에 수치가 없고 단순 이상 유무만 기재되어 있다면 점검 품질을 신뢰하기 어렵습니다. 이러한 문제를 예방하기 위해 시설관리자는 설비별 표준 점검 항목을 내부적으로 정리해 두는 것이 효과적입니다. 전기, 소방, 승강기, 냉동기 설비별로 필수 확인 항목을 목록화하고, 외주업체 점검 시 해당 항목이 실제로 수행되었는지를 확인하는 방식이 필요합니다. 또한 외주업체 평가 기준을 운영하는 것도 중요합니다. 점검 품질, 대응 속도, 보고서 정확성, 협업 태도를 기준으로 업체를 관리하면 장기적으로 안정적인 관리 체계를 구축할 수 있습니다.
시설관리 외주업체 관리는 단순히 비용을 절감하는 문제가 아니라, 건물 안전과 직결되는 핵심 업무입니다. 전기, 소방, 승강기, 냉동기와 같은 주요 설비의 안정성을 확보하기 위해서는 계약 단계부터 관리 단계까지 시설관리자의 역할이 매우 중요합니다. 외주업체를 정확히 관리할 수 있는 역량은 시설관리 업무의 전문성을 보여주는 중요한 지표가 됩니다.